Hetzelfde product, maar verschillende artikelnummers, eenheden en verpakkingen. Hoe zorgt u ervoor dat productinformatie van uw leveranciers daadwerkelijk aansluit op uw eigen artikeladministratie?
Fabrikanten en handelsbedrijven werken dagelijks met grote hoeveelheden productinformatie. Toch is die informatie niet altijd direct uitwisselbaar. Een fabrikant heeft zijn assortiment op een eigen manier ingericht, terwijl ieder handelsbedrijf dezelfde producten weer volgens zijn eigen administratie verwerkt. Juist in die verschillen zit een belangrijke uitdaging voor digitale samenwerking in de bouwketen.
Productdata beschikbaar stellen is pas het begin
Een fabrikant kan beschikken over een compleet ERP-systeem, een eigen PIM of een online dataportaal. Daarmee kan productinformatie centraal worden beheerd en beschikbaar worden gesteld aan afnemers. Maar een bestand met actuele fabrikantgegevens sluit niet automatisch aan op het systeem van de ontvanger. Een handelsbedrijf gebruikt mogelijk andere artikelnummers, omschrijvingen, artikelgroepen en eenheden. Ook de inrichting van verpakkingen en bestelhoeveelheden kan afwijken.
Wanneer de afnemer deze informatie bij iedere update opnieuw moet aanpassen, blijft de gegevensuitwisseling afhankelijk van handmatige handelingen en controles. IB Data zorgt daarom niet alleen voor de distributie van productgegevens, maar ook voor de inhoudelijke aansluiting tussen beide artikeladministraties.
MATCHING: welk artikel hoort bij welk artikel?
De eerste stap is het vastleggen van de relatie tussen het artikelnummer van de fabrikant en dat van de afnemer. Een fabrikant gebruikt bijvoorbeeld artikelnummer ABC-123. Hetzelfde product is bij een handelsbedrijf geregistreerd onder artikelnummer 4711. IB Data legt vast dat beide artikelnummers naar hetzelfde fysieke product verwijzen. Deze koppeling noemen we MATCHING.
Wanneer de fabrikant vervolgens nieuwe gegevens of gewijzigde productinformatie beschikbaar stelt, kan IB deze gegevens blijven koppelen aan het juiste artikel in de administratie van de afnemer. Daarmee hoeft de relatie niet bij iedere update opnieuw te worden vastgesteld.
STURING: wat betekent een eenheid bij de ontvanger?
Een correcte artikelmatch is belangrijk, maar nog niet voldoende. Fabrikanten en handelsbedrijven kunnen namelijk hetzelfde product in verschillende eenheden beheren. Stel dat een fabrikant schroeven levert in doosjes van 100 stuks, verpakt in een omdoos met 10 doosjes van 100 stuks. Een handelsbedrijf kan die omverpakking in zijn ERP als één besteleenheid hebben ingericht. Een ander handelsbedrijf registreert het doosje van 100 schroeven als besteleenheid.
Zelfs wanneer beide handelsbedrijven dezelfde eenhedencode gebruiken, hoeft de betekenis daarvan niet gelijk te zijn. Daarom is het belangrijk om per artikel én per afnemer vast te leggen wat de gebruikte eenheden daadwerkelijk vertegenwoordigen. Dit noemen we STURING. IB Data legt daarmee de relatie vast tussen de artikel- en eenhedeninrichting van de fabrikant en die van de afnemer.
MATCHING bepaalt welk artikel overeenkomt. STURING bepaalt hoe dat artikel en de bijbehorende eenheden aan beide kanten zijn ingericht.
Een aansluiting die onderhouden blijft
De waarde van deze koppelingen zit niet alleen in de eerste inrichting. Assortimenten veranderen voortdurend. Denk aan nieuwe en vervallen artikelen, gewijzigde verpakkingen, andere artikelnummers, aangepaste bestelhoeveelheden en prijswijzigingen. IB Data verwerkt en controleert deze wijzigingen en onderhoudt waar nodig de bijbehorende artikelrelaties. Hierdoor kunnen afnemers blijven werken met productinformatie die aansluit op hun eigen administratie, terwijl fabrikanten hun gegevens vanuit hun eigen systeem blijven beheren en beschikbaar stellen.
Wat betekent dit voor fabrikanten en handelsbedrijven?
Voor fabrikanten betekent dit dat zij hun productinformatie centraal kunnen aanleveren, terwijl IB Data de gegevens afstemt op de behoeften van aangesloten afnemers. Voor handelsbedrijven betekent het dat zij fabrikantdata kunnen ontvangen die rekening houdt met hun eigen artikelnummers, eenheden en softwareomgeving. Het resultaat is minder herhaald uitzoekwerk, betere aansluiting tussen systemen en meer continuïteit bij wijzigingen.
Eén verbinding met de bouwketen
IB Data is al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in het beheren, controleren, classificeren en distribueren van productinformatie binnen de bouwsector. De onderscheidende waarde zit daarbij niet alleen in het beschikbaar stellen van gegevens, maar juist in het verbinden en onderhouden van verschillende artikeladministraties. IB Data maakt productdata niet alleen beschikbaar. Wij maken deze informatie passend voor de organisatie die ermee werkt.
Wilt u weten hoe de artikelgegevens van uw leveranciers of afnemers binnen het IB Netwerk op elkaar aansluiten? Wij laten het u graag zien aan de hand van een concreet artikel uit uw assortiment.